Passages de ceinture tous les trimestres, doboks à la bonne taille, groupes de combat et de poomsae qui ne se mélangent pas : un club de taekwondo gère un flux d'événements que la cotisation annuelle ne couvre pas. Memdly tient ce calendrier et l'argent qui va avec.
Chez les enfants, les grades se passent souvent tous les trois mois, en interne, avec un droit de passage à encaisser et des convocations à envoyer par niveau. C'est un petit événement administratif qui revient quatre fois par an : savoir qui est concerné, qui a réglé, qui a été prévenu. Les groupes donnent la liste, le suivi des cotisations montre les règlements, et le mailing groupé écrit aux seules familles concernées.
Casque, plastron, protège-tibias, et un dobok qui ne fait plus la taille d'une saison sur l'autre : la revente d'équipement fait partie du quotidien d'un club de taekwondo, et se traite habituellement en liquide au bord du tatami. La boutique en ligne de la formule Premium gère les articles avec leurs tailles et leur stock, et l'encaissement arrive directement sur le compte du club.
Les mêmes élèves, deux préparations qui n'ont presque rien en commun, deux calendriers de convocations qu'il ne faut surtout pas confondre. En séparant les deux groupes, chacun a ses effectifs, ses statistiques et ses envois, et l'on cesse de convoquer un poomsae à une pesée de combat.
Un élève sélectionné passe son samedi en stage départemental et manque le cours du club : son absence n'a rien à voir avec un décrochage. Isoler le groupe compétition évite que ses chiffres de fréquentation ne viennent fausser la lecture du cours loisir, dont l'assiduité, elle, se lit vraiment comme un signal.
Le créneau enfants concentre l'essentiel de l'effectif et une file de parents qui déposent, posent une question sur la cotisation, repartent. C'est le moment de la semaine où le club est le moins disponible pour tenir quoi que ce soit à jour : le pointage doit donc tenir en quelques secondes, ou il se fera de mémoire le soir venu.
Le mercredi après-midi enchaîne baby taekwondo et enfants, en groupes serrés qui se suivent d'une heure sur l'autre. Les soirs de semaine accueillent les ados et les adultes, avec une part de loisir et une part de compétition mélangées dans le même cours. Le samedi matin sert au perfectionnement, au poomsae ou à la préparation des sélectionnés, et un dimanche par mois part en compétition. Sur ce rythme, les quatre passages de grade de l'année, les commandes d'équipement et les convocations tombent toujours au milieu d'une semaine déjà pleine.
Trois objets cohabitent dans le bureau d'un club de taekwondo : le classeur de la rentrée avec les dossiers d'inscription, l'enveloppe où s'accumulent les droits de passage en liquide, et le carnet de commandes de doboks avec les tailles notées à côté des prénoms. Aucun des trois ne parle aux deux autres, et le troisième est celui qui produit le plus d'erreurs — une taille mal relevée, c'est un enfant qui repart avec un dobok trop grand et un club qui a avancé l'argent. Memdly réunit les trois : les dossiers, les sommes dues et les articles avec leurs tailles.
Oui, de deux façons. Le suivi des cotisations, à partir de la formule Pro, permet de porter un montant dû propre à chaque membre, distinct de son adhésion annuelle. Avec la formule Premium, le droit de passage peut aussi devenir un article de la boutique, réglé en ligne par la famille avant la date.
Oui. Un article de la boutique porte ses tailles et son stock, et le stock se décrémente au paiement, pas à la mise au panier — deux familles ne peuvent donc pas acheter le même dernier exemplaire. C'est la formule Premium qui ouvre la boutique.
C'est l'usage même des groupes : un élève peut appartenir aux deux, chacun garde ses effectifs et ses statistiques, et un envoi groupé ne part qu'à celui que la convocation concerne. Rien n'oblige un élève à n'être que dans un seul.
Avec la formule Premium, un cours a un nombre de places : une fois atteint, il se ferme de lui-même et les suivants entrent en liste d'attente. Une place qui se libère part au premier de la liste, prévenu par e-mail. Cela évite le groupe à trente enfants qu'on découvre le mercredi à 14 h.