Un planning de club n'est pas un simple emploi du temps : c'est la structure sur laquelle reposent les effectifs, les taux de remplissage et, pour beaucoup de structures, le chiffre d'affaires. Memdly organise les cours, leurs groupes et leurs créneaux, et permet d'en mesurer le rendement réel.
Chaque cours devient un groupe, avec son créneau, ses inscrits et son historique propre. Un adhérent peut appartenir à plusieurs groupes sans être compté deux fois dans l'effectif du club — situation constante dans les écoles de danse, les académies d'arts martiaux et les studios où l'on suit deux ou trois formats différents. Les groupes multiples sont disponibles à partir de la formule Pro.
Un emploi du temps affiché dit ce qui était prévu. Il ne dit jamais ce qui a eu lieu : les séances annulées faute d'encadrant, celles sautées pour cause d'intempéries sur terrain extérieur, celles qui n'ont réuni que trois personnes. En rapprochant le planning des présences effectivement enregistrées, on obtient le nombre de séances réellement assurées — la réponse à la question que pose systématiquement une famille qui demande un geste en fin de saison.
Dans une structure dont le coût principal est la salle, deux créneaux morts par semaine pèsent plus lourd que n'importe quelle économie de fournitures. Les statistiques par créneau les identifient en chiffres plutôt qu'au ressenti, et le ressenti se trompe souvent : le cours dont on garde le souvenir d'être vide est parfois simplement celui où l'on est de mauvaise humeur.
Certains formats ne se négocient pas : le nombre de tapis dans un studio, le nombre de reformers en pilates, le taux d'encadrement en escalade. La formule Premium permet de fixer une limite de places par créneau ; la réservation se ferme d'elle-même une fois complet et bascule les suivants en liste d'attente. Le plafond est alors tenu par l'outil, non par l'arbitrage de la personne à l'accueil.
Stages, séminaires, sorties en extérieur, cours d'essai collectifs : ces événements ne sont ni des cours hebdomadaires ni des inscriptions à l'année. Ils se gèrent comme des groupes à part, avec leurs propres inscrits et leur propre limite, sans venir polluer les effectifs de la saison ni fausser les statistiques des créneaux réguliers.
Le planning se construit à partir de vos cours existants, pas d'un modèle imposé : vous créez un groupe par cours réel, avec le créneau correspondant. Les adhérents y sont rattachés, individuellement ou par import. À partir de là, chaque appel alimente automatiquement les statistiques du créneau. Au bout d'un trimestre, vous disposez du taux de remplissage réel de chaque heure de cours — l'information sur laquelle se décide la grille de la saison suivante, et que presque aucun club ne possède aujourd'hui.
Non, et c'est le point à vérifier en premier si c'est votre besoin : Memdly gère la réservation de créneaux de cours encadrés, pas la location d'un court ou d'un terrain à l'heure pour du jeu libre. Un club de tennis y trouvera de quoi piloter son école de tennis, pas de quoi remplacer un système de réservation de courts.
Oui, et c'est l'usage normal : les créneaux attribués par une commune changent, un encadrant part, un groupe fusionne avec un autre. Un adhérent qui change de groupe conserve son historique de présence, sans réinscription.
Avec la formule Premium, chaque adhérent dispose d'un espace où il consulte ses cours et réserve sa place. Dans les formules Essentiel et Pro, le planning reste côté club, et la communication vers les adhérents passe par le mailing groupé.
Le mailing groupé de la formule Pro s'adresse à un groupe précis à partir des effectifs à jour, sans liste de diffusion à entretenir. Il s'agit d'un envoi par email : Memdly n'envoie pas de SMS, autant le savoir avant de bâtir votre organisation dessus.