La question qui décide de la santé d'un club n'est pas « combien d'adhérents avons-nous », mais « lesquels sont en train de partir, et quels cours ne remplissent plus ». Les deux se lisent dans les présences, à condition que quelqu'un les regarde.
Un adhérent qui cesse de venir résilie quelques semaines plus tard : la décision est prise bien avant d'être formulée, et le club n'apprend le départ qu'au moment où il n'est plus rattrapable. L'alerte d'absence se déclenche au bout du nombre de séances manquées que vous fixez — vous choisissez le seuil, parce qu'il n'a pas le même sens sur un cours hebdomadaire d'enfants et sur un créneau adulte suivi deux fois par semaine.
Dans un club d'enfants, une absence se remarque : le groupe est fixe et l'entraîneur voit le trou. Dans une salle de fitness ou un studio, personne n'est attendu à un créneau précis, et un adhérent peut disparaître pendant deux mois sans que quiconque s'en aperçoive. L'alerte y remplace un signal social qui n'existe tout simplement pas — c'est le contexte où elle change le plus les choses.
Entre les inscrits théoriques et les présents effectifs, l'écart atteint couramment quinze à vingt pour cent, absorbé sans qu'on le voie parce que chaque absence prise isolément semble anodine. Les statistiques par créneau rendent cet écart lisible, et c'est lui, non le planning, qui indique quelles heures de cours sont réellement rentables.
Janvier remplit, mai vide, l'été est un trou, et la rentrée décide de l'année. Le récapitulatif par période met ces cycles en évidence sur plusieurs mois. Il sert à deux décisions concrètes : quand ouvrir les inscriptions, et à quel moment un effort commercial a une chance de porter — un club qui recrute en avril dépense pour rien.
Beaucoup de structures offrent un ou deux cours d'essai sans jamais savoir combien se transforment en inscriptions. En créant la fiche dès le premier cours plutôt qu'à l'adhésion, on voit ensuite qui est revenu et qui ne s'est jamais inscrit. C'est la seule mesure honnête du rendement des essais gratuits, et elle surprend souvent.
Les statistiques ne se paramètrent pas : elles se remplissent toutes seules à mesure que les cours sont pointés. Les statistiques de base sont incluses dès la formule Essentiel ; les statistiques avancées, le récapitulatif par période et les alertes d'absence configurables sont disponibles à partir de Pro. Le seul prérequis réel est la régularité du pointage — trois mois de présences complètes valent mieux qu'une année de relevés à trous, sur lesquels aucune conclusion ne tient.
Le seuil n'est pas dans le nombre mais dans la dispersion : dès que les adhérents viennent à des créneaux différents, un tableur cesse de dire qui décroche. En pratique, cela commence vers quelques dizaines d'adhérents.
Il vous appartient. Une règle utile : le seuil doit correspondre au moment où un message a encore une chance d'être bien reçu. Sur un public adulte, c'est plutôt deux à trois semaines ; passé six semaines, la personne ne revient plus, quelle que soit la relance.
Oui : les alertes identifient les adhérents concernés, et le mailing groupé de la formule Pro permet de leur écrire à eux seuls, sans reconstituer une liste à la main.
L'export CSV porte sur les membres et leurs informations, et s'ouvre directement dans un tableur avec les accents. Il permet de reprendre les données pour une présentation en assemblée générale ou un dossier de subvention.