Un club de tennis fait coexister l'école de tennis, les cours adultes et le jeu libre des adhérents. Memdly suit les cours encadrés, leurs effectifs et leurs cotisations.
Les cours enfants s'organisent en groupes de niveau à effectif fixe, sur des créneaux hebdomadaires attribués en septembre pour l'année. Chaque groupe a sa liste et son historique de présence, ce qui permet de justifier auprès des familles ce qui a réellement été assuré.
Souvent moins réguliers que ceux des enfants, ils gagnent à être suivis en présences réelles plutôt qu'en inscriptions théoriques : c'est le seul moyen de savoir si un créneau adulte du mardi soir mérite d'être reconduit.
Entre la cotisation club, la licence et l'école de tennis, une famille règle plusieurs lignes à des moments différents. Le suivi indique qui est à jour sans reprendre les règlements un par un à chaque relance.
Sur terrain extérieur, une partie des séances de l'hiver saute. Tenir les présences réelles permet de savoir combien de séances ont effectivement eu lieu, question qui revient systématiquement quand une famille demande un geste en fin de saison.
Tournoi interne, assemblée générale, animations : la communication vers les adhérents fait partie du fonctionnement d'un club de tennis. Le mailing groupé s'appuie sur des effectifs à jour plutôt que sur une liste d'adresses vieillissante.
L'école de tennis remplit le mercredi et le samedi matin, les cours adultes prennent les soirées, et les courts restent ouverts au jeu libre le reste du temps. Le club vit donc sur deux régimes très différents : une activité encadrée qui ressemble à une école, et un accès libre qui relève de la réservation de court. Ces deux régimes n'ont ni les mêmes besoins ni les mêmes outils, et c'est la source de confusion la plus fréquente quand un club cherche un logiciel — beaucoup croient chercher un outil de réservation de courts alors que leur difficulté réelle est le suivi de l'école de tennis.
Un tableau des groupes affiché au club-house, des feuilles d'appel tenues par les enseignants et un fichier d'adhérents chez le secrétaire. L'ensemble fonctionne tant que personne ne pose de question transversale. Dès qu'il faut croiser deux informations — qui est inscrit à l'école et n'a pas réglé, qui a manqué plus de la moitié des séances — il faut ressortir trois documents détenus par trois personnes.
Non, et c'est le point à vérifier en premier : Memdly gère la réservation des créneaux de cours encadrés, pas la réservation de courts pour le jeu libre. Si votre besoin principal est de permettre aux adhérents de réserver un court à l'heure, ce n'est pas l'outil adapté.
Oui, en créant un groupe par cours, avec ses propres effectifs et statistiques. Un adhérent inscrit à l'école et à un cours adulte apparaît dans les deux sans être compté deux fois dans l'effectif du club.
Les présences enregistrées séance par séance donnent le compte réel, ce que le planning théorique ne fait pas. Le récapitulatif par période, disponible à partir de la formule Pro, permet de le présenter sur un trimestre ou sur la saison.
Avec la formule Premium, l'adhésion et le règlement se font en ligne, et les cours à places limitées se ferment automatiquement une fois le groupe complet. Cela évite la file d'attente du forum des associations et les groupes en surnombre.