Un club d'escalade encadre des créneaux à effectif contraint, avec des niveaux et des exigences de sécurité qui interdisent le surnombre. Memdly tient les inscriptions et les présences de chaque séance.
Le nombre de grimpeurs par encadrant ne se négocie pas, et un créneau en surnombre n'est pas seulement inconfortable, il est une prise de risque. Les places limitées par créneau empêchent le dépassement à la source, plutôt que de le corriger au pied du mur.
Débutants en moulinette, autonomes en tête, groupe compétition : les publics ne se mélangent pas, ni pédagogiquement ni matériellement. Chacun a ses créneaux et ses effectifs, avec des passages de niveau qui se répercutent sur la fiche sans réinscription.
Savoir qui était présent compte autant pour le suivi pédagogique que pour la responsabilité du club en cas d'incident. L'historique reste consultable sur toute la saison, et le pointage se fait au QR code à l'entrée avec la formule Pro.
Une sortie extérieure n'est pas un cours ordinaire : effectif restreint, prérequis de niveau, information à transmettre aux familles. Elle se gère comme un groupe distinct, avec ses propres inscrits et sa propre limite de places.
Beaucoup de structures accueillent des cours encadrés dans une salle par ailleurs ouverte à la grimpe libre. Memdly suit la partie encadrée — les cours, leurs inscrits, leurs présences — et n'a pas vocation à gérer les entrées à la journée du public de passage.
Les créneaux jeunes occupent le mercredi et la fin d'après-midi en semaine, les adultes autonomes le soir, et la compétition le samedi. Le point sensible est toujours le même : les cours encadrés partagent le mur avec les grimpeurs libres, et l'encadrant doit savoir en un coup d'œil lesquels des douze inscrits sont effectivement là avant de commencer à assurer. Un appel qui traîne cinq minutes, ce sont cinq minutes de mur perdues sur une séance d'une heure et demie — et sur une saison, l'équivalent de plusieurs séances entières.
Une liste d'inscrits imprimée en septembre, annotée à la main toute l'année, et des inscriptions aux sorties gérées par messages. La liste papier vieillit mal : au bout de deux trimestres, elle porte des ratures, des ajouts en marge et des noms de grimpeurs qui ont arrêté. Elle reste pourtant le seul document sur lequel s'appuierait le club s'il devait justifier qui était présent tel jour.
Le scan des QR codes suppose une connexion. En cas de coupure, le pointage manuel depuis un téléphone reste disponible et se synchronise ensuite — c'est le mode de secours à connaître avant d'en avoir besoin, les salles d'escalade étant souvent mal couvertes.
Oui, avec la formule Premium : chaque créneau reçoit une limite de places, la réservation se ferme une fois atteinte, et les suivants passent en liste d'attente. C'est la façon la plus sûre de faire respecter un taux d'encadrement.
En créant un groupe dédié à la sortie, avec ses inscrits et sa limite de places. Il n'interfère pas avec les effectifs de la saison, et le mailing groupé permet de transmettre les informations pratiques aux seules familles concernées.
Il n'existe pas de gestion documentaire dédiée aux certificats : Memdly suit les membres, les présences, les groupes et les cotisations. Autant le savoir tout de suite si la conservation des certificats est votre besoin principal — ce n'est pas ce que ce logiciel fait.