Dans un club, l'impayé n'est presque jamais un refus de payer : c'est un oubli que personne n'a vu passer. Memdly rend visible en permanence qui est à jour et qui reste dû, sans tableau tenu en parallèle ni relance faite de mémoire.
Dans une structure où l'on entre sans badge, rien n'empêche physiquement quelqu'un de venir s'entraîner sans avoir réglé. L'adhérent lui-même oublie souvent qu'il n'a pas renouvelé, et le club le découvre au rapprochement bancaire, parfois deux mois plus tard. Les abonnements illimités et les prélèvements mensuels aggravent le phénomène, puisqu'il n'existe aucun moment naturel où la question se pose.
Beaucoup de familles règlent en deux ou trois fois, parfois par chèques encaissés à des mois différents, et une famille inscrivant plusieurs enfants négocie souvent un arrangement particulier. C'est exactement le cas qu'un tableur suit mal : il faudrait une ligne par échéance et une vigilance mensuelle. Les dates convenues se saisissent avec la cotisation, et celle qui passe sans encaissement vous est signalée par e-mail — la vigilance mensuelle n'est plus la vôtre, et l'état de chaque adhérent se lit sans reconstituer son historique.
La difficulté d'une relance de cotisation dans un club n'est pas technique, elle est sociale : on relance des gens que l'on croise chaque semaine, parfois des amis. Disposer d'un état à jour permet d'écrire un message factuel au bon moment, plutôt que d'attendre que la situation devienne gênante — c'est-à-dire trop tard pour être réglée simplement.
Ce n'est pas un logiciel de comptabilité. Il n'y a ni plan comptable, ni écritures, ni export vers un outil de compta au-delà du CSV. Il répond à une question précise — qui a payé quoi, et que reste-t-il dû — et la traite bien. Si votre besoin est de tenir la comptabilité d'une association, il vous faudra un outil dédié à côté, et il vaut mieux le savoir avant l'essai qu'après.
La formule Premium permet à l'adhérent de s'inscrire et de régler lui-même en ligne. C'est le seul dispositif qui traite la cause plutôt que le symptôme : un règlement effectué au moment de l'inscription ne devient jamais un impayé. L'effet est particulièrement net sur la semaine de rentrée, où le club encaisse habituellement une centaine de règlements en quelques jours.
Vous renseignez pour chaque adhérent ce qui a été réglé, en une passe au moment de la reprise ou au fil des encaissements. La gestion des cotisations est disponible à partir de la formule Pro. Le tableau des impayés devient alors consultable à tout moment, et le mailing groupé permet d'écrire aux seuls adhérents concernés. Sur un club de deux cents membres, la mise à jour initiale prend une soirée ; elle remplace ensuite la demi-journée de recoupement que demandait chaque question de trésorerie.
Le règlement en ligne par l'adhérent est disponible avec la formule Premium. Dans les formules Essentiel et Pro, Memdly suit les cotisations sans encaisser : vous continuez de recevoir chèques, espèces ou virements comme aujourd'hui, et vous enregistrez ce qui est réglé.
Oui, la grille tarifaire est la vôtre : tarifs réduits, tarifs famille, prorata pour une inscription en cours d'année. Memdly enregistre ce qui est dû et ce qui est réglé, il n'impose pas de barème.
Non. Le suivi des cotisations dit qui a payé et ce qui reste dû ; il ne produit ni écritures comptables ni bilan. Les données s'exportent en CSV pour être transmises à votre comptable ou reprises dans un outil dédié.
Le suivi identifie les adhérents concernés, et le mailing groupé de la formule Pro permet de leur écrire à eux seuls, à partir des effectifs à jour. L'envoi se fait par email. Pour un règlement échelonné, vous n'avez même pas à y penser : dès qu'une date convenue passe sans encaissement enregistré, Memdly vous envoie la liste de ce qui manque à votre caisse.
Non, et c'est délibéré. Une échéance qui ne rentre pas ne prouve pas que l'adhérent n'a pas payé : le plus souvent, il a remis ses trois chèques dès le premier jour et c'est le club qui n'a pas encore déposé le deuxième. Un e-mail automatique réclamerait alors de l'argent déjà donné, à quelqu'un que vous croisez chaque semaine. Memdly vous signale donc ce qui manque, et vous laisse juger s'il y a lieu de relancer.