Une école de danse aligne des dizaines de cours par niveau et par style, et toute l'année converge vers le spectacle de fin d'année. Memdly tient les effectifs et les règlements sans classeur.
Classique, modern jazz, hip-hop, contemporain, éveil : chaque style se décline en niveaux et en tranches d'âge, si bien qu'une école moyenne dépasse vite la trentaine de cours hebdomadaires. Un élève en suit souvent deux ou trois, et les groupes multiples évitent de le compter plusieurs fois dans l'effectif total.
Savoir précisément qui participe à quel tableau suppose des effectifs à jour en avril, pas en septembre. Les listes par groupe s'exportent au moment de commander les costumes et de construire le plateau, ce qui évite les deux erreurs classiques : un costume manquant et un enfant oublié dans l'ordre de passage.
L'année se règle rarement d'un coup, et les familles inscrivant plusieurs enfants négocient souvent un échelonnement particulier. Le suivi des cotisations montre l'état de chaque famille sans tableau parallèle ni mémoire à solliciter.
Un élève qui manque les répétitions de mai met en difficulté tout un tableau. L'alerte d'absence permet d'appeler la famille avant que le chorégraphe ne doive refaire son placement en urgence.
Changement de salle, répétition supplémentaire, essayage : les informations concernent presque toujours un cours précis et non toute l'école. Le mailing groupé s'adresse au seul groupe concerné, à partir d'effectifs qui sont à jour par construction.
Le mercredi et le samedi portent les cours enfants, du réveil corporel des quatre ans aux préadolescents, avec un enchaînement de créneaux d'une heure où les groupes se croisent dans le vestiaire. Les cours adultes occupent les soirées. Une école qui tourne bien fait passer trois cents élèves par semaine dans deux studios — et à ce volume, la question n'est plus de savoir qui est présent à un cours donné, mais de retrouver en avril quels élèves ont assez suivi pour figurer au spectacle, et lesquelles des familles n'ont pas soldé leur troisième échéance.
Le classeur de la rentrée, avec une feuille par cours, et un tableur pour les règlements tenu par la directrice elle-même. Le système marche jusqu'à ce que l'école dépasse une certaine taille : au-delà de cent cinquante élèves, plus personne n'a la vue d'ensemble, et les questions simples — qui doit encore de l'argent, qui n'est plus venu depuis un mois — demandent une demi-journée de recoupement.
Oui, sans limite et sans double comptage : sa fiche est unique, il apparaît dans chacun des groupes auxquels il participe, et ses présences se lisent cours par cours ou globalement. Les groupes multiples sont disponibles à partir de la formule Pro.
Oui, à partir de la formule Pro. Dans une école qui compte plusieurs centaines d'élèves et plusieurs professeurs, la photo est souvent ce qui permet à un intervenant de faire l'appel dans un groupe qu'il ne connaît pas encore.
Les effectifs par groupe s'exportent en CSV, avec les informations des élèves. C'est le format que reprennent les tableurs, ce qui permet de construire l'ordre de passage et les listes de costumes à partir de données à jour plutôt que du fichier de septembre.
Avec la formule Premium, l'adhésion et le règlement se font en ligne par la famille elle-même, ce qui allège considérablement la semaine de rentrée. Les cours à places limitées se ferment automatiquement une fois complets.