Un club de judo jongle avec des groupes par tranche d'âge, des licences fédérales à jour et des passages de ceinture qui rythment la saison. Memdly regroupe les présences, les cotisations et le suivi de chaque judoka au même endroit, du baby judo aux vétérans.
Baby judo, poussins, benjamins, minimes, adultes : les effectifs se recoupent et changent en cours de saison, un enfant passant dans la catégorie supérieure à son anniversaire. Chaque membre peut appartenir à plusieurs groupes, et sa fiche suit ses changements de créneau sans ressaisie ni perte d'historique.
Un passage de ceinture se justifie par une assiduité réelle, et c'est toujours au moment de constituer les dossiers que les feuilles de cours manquent. L'historique de présence de chaque judoka est consultable sur toute la saison, sans avoir à ressortir un classeur.
Entre la part club et la licence fédérale, un règlement incomplet passe facilement inaperçu jusqu'à la première compétition. Le suivi des cotisations signale qui n'a pas réglé, sans que personne ait à tenir un tableau en parallèle ni à relancer de mémoire au bord du tatami.
Les tournois tombent le week-end et concernent rarement tout le club. Le mailing groupé s'adresse au seul groupe concerné à partir des effectifs à jour, ce qui évite d'écrire à cent familles pour en prévenir douze.
Une saison de judo se joue en trois semaines de rentrée : réinscriptions, portes ouvertes, essais gratuits. Les fiches de l'an passé restent en place, et l'on voit tout de suite qui n'est pas revenu plutôt que de le découvrir en novembre.
Le mercredi après-midi concentre les cours enfants, avec des parents qui déposent et repartent : le pointage doit tenir en une minute, tapis déjà occupé. Le soir en semaine, les créneaux ados et adultes se mélangent, et les mêmes judokas passent d'un groupe à l'autre selon leur emploi du temps. Le samedi matin sert au perfectionnement et, un week-end sur trois, à la compétition. Sur une telle semaine, personne ne tient un cahier à jour de bout en bout — c'est exactement là que le compte de séances se perd, et avec lui la justification des passages de grade en fin d'année.
La plupart des clubs de judo fonctionnent avec un cahier de présence sur le bord du tatami, un tableur pour les cotisations et un groupe de messagerie pour les convocations. Les trois ne se parlent pas : le cahier reste au dojo, le tableur est sur l'ordinateur du trésorier, et le groupe de discussion ne dit jamais qui a payé. Memdly ne fait rien de plus que ces trois outils réunis — il fait simplement qu'ils ne soient qu'un seul.
Memdly ne délivre pas les grades, qui relèvent de la fédération, mais il fournit ce qui les prépare : l'historique de présence de chaque judoka, son ancienneté dans le club et son appartenance aux groupes, consultables en un écran au moment de constituer les dossiers.
Non, il n'existe aucune passerelle automatique avec les outils fédéraux : la licence continue de se prendre là où vous la prenez aujourd'hui. Memdly gère la vie interne du club — présences, groupes, cotisations, communication — et permet d'exporter la liste des membres en CSV si vous devez la reprendre ailleurs.
En pratique, moins d'une minute pour un groupe d'une vingtaine d'enfants : la liste du cours s'ouvre déjà remplie des inscrits, il ne reste qu'à décocher les absents. Les clubs qui préfèrent ne rien avoir à faire à l'entrée font scanner un QR code aux judokas à leur arrivée, avec la formule Pro.
Oui. L'import CSV reprend une liste existante de membres, ce qui évite de ressaisir plusieurs centaines de judokas à la reprise. L'export dans le même format reste disponible à tout moment : vos données ne sont pas retenues en otage.